El proceso de Onboarding es de las etapas más importantes de la experiencia del colaborador dentro de su paso por la organización, dado que constituye una de las instancias clave para una sensación sólida de compromiso y pertenencia. Los estudios demuestran claramente el impacto que este proceso significa en términos emocionales sino además financieros, dado que un buen Onboarding genera menos rotación en el
mediano y largo plazo (Gallup).
Este, es un proceso por el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos necesarios para convertirse en colaboradores de la organización, es la experiencia de inmersión tanto en el rol, el funcionamiento operacional, el entendimiento del negocio y la cultura de la organización, que finalmente lo haga sentir bienvenido, apreciado y valorado por las competencias y habilidades que aporta al equipo como también su visión única y particular que trae como ser humano. Esta individualidad debe ser apreciada desde el primer día, porque cada persona aporta a la diversidad de la empresa y, en su mirada particular de ver el mundo, agrega una mirada fresca, sin prejuicios, que impacta positivamente en la innovación de la organización.
El enamoramiento del colaborador con la empresa desde el primer día, es clave para el éxito de su incorporación. Crear la sensación de bienvenida y construir la experiencia en cada uno de los pasos que dé el nuevo ingresado en sus primeras semanas, permitirán que se sienta valorado, acogido y que pertenece a un equipo. Si bien puede sonar sencillo, este “viaje” está compuesto por múltiples detalles que te contaremos a continuación.
¿Qué es el Onboarding?
El Onboarding, se basa en todos los procesos de incorporación y bienvenida de nuevos empleados en una empresa. Esto, no se trata netamente de tenerles un lugar a donde trabajar y explicarles rápidamente a los colaboradores que deberán hacer, sino también de acompañarlos durante las primeras semanas y meses para que se sientan parte del equipo y puedan desempeñar sus funciones de forma eficiente.
Los dos componentes principales de la incorporación son la inducción e integración. El término "inducción" se refiere a la formación y orientación que se proporciona al nuevo empleado sobre las operaciones, políticas y procedimientos de la empresa, así como sobre las herramientas y sistemas que debe utilizar y la "integración" se refiere al apoyo y la confianza que se da a un nuevo miembro del equipo para que se sienta valorado, cómodo y motivado.
De esta forma, el Onboarding vendría a ser estos procesos de “enamoramiento” de los nuevos colaboradores, donde además de mostrarles qué funciones desempeñará en su cargo, es importante mostrar cuales son los valores de su nueva empresa, cómo se trabaja, con quién lo hará e integrarlos rápidamente con sus compañeros quienes lo estarán acompañando día a día en lo que será esta nueva etapa en la vida laboral del nuevo empleado.
Tipos de onboarding
Existen varios tipos de onboarding en función del enfoque, la estructura y la cantidad de tiempo que se dedique al procedimiento.
Algunos de los más comunes son:
Onboarding Formal: Se refiere al proceso de adhesión a un plan elaborado y especificado por el departamento de Recursos Humanos o el responsable de área. Suele consistir en una serie de actos como reuniones, sesiones de formación, evaluaciones y valoraciones que tienen lugar en una secuencia y un plazo determinados.
El lado informal de esta incorporación, se refiere al proceso de bienvenida e integración de nuevos miembros que depende de la iniciativa y la creatividad de los propios miembros del equipo y de los líderes. Comúnmente esta no tiene una estrategia fija ni una duración determinada, sino que cada caso se adapta a las necesidades y preferencias de las partes implicadas. A pesar de esto, es este tipo de Onboarding una parte fundamental para la correcta integración de un nuevo colaborador, ya que la conexión del nuevo colaborador con sus compañeros y líderes es fundamental, y debe buscar desarrollarse desde el primer día.
Onboarding presencial: Este tipo de onboarding se lleva a cabo en las instalaciones de la empresa o en otro lugar físico donde se encuentren los empleados. En este proceso se crea una línea de comunicación directa y personal entre el nuevo empleado y sus compañeros, jefes y clientes. Algunos de los beneficios del onboarding presencial incluyen la oportunidad de conocer a los compañeros de trabajo en persona, lo que puede ayudar a establecer relaciones más fuertes y duraderas. Sin embargo, el onboarding presencial puede ser costoso y requiere que los empleados viajen a un lugar específico.
Onboarding virtual: Este tipo de onboarding se refiere al proceso de onboarding que tiene lugar a través de canales digitales como videoconferencias, chats, correo electrónico o plataformas en línea. Es útil para empresas con equipos remotos o distribuidos geográficamente. Algunos de los beneficios del onboarding virtual incluyen la capacidad de llegar a un gran número de empleados en diferentes ubicaciones geográficas sin incurrir en costos adicionales. Sin embargo, el onboarding virtual puede ser menos personal y puede ser difícil establecer relaciones sólidas con los compañeros de trabajo.
Onboarding híbrido: Este modelo utiliza elementos tanto del onboarding físico como del virtual, en función de las posibilidades y conveniencias de cada situación. Algunos de los beneficios del onboarding híbrido incluyen la capacidad de personalizar el proceso para satisfacer las necesidades específicas de la empresa y los empleados. Además, el onboarding híbrido puede ser más rentable que el onboarding presencial completo. Sin embargo, el onboarding híbrido también puede presentar desafíos únicos, como la necesidad de coordinar múltiples canales y procesos.
Técnicas y recomendaciones para un buen onboarding
Ya teniendo una mejor noción de lo que es el Onboarding, nos gustaría comentarles algunas recomendaciones sobre cómo mejorar el Onboarding para sus nuevos empleados.
Existen varias técnicas que pueden ayudar a mejorar y aumentar la eficacia del proceso de incorporación.
Algunas de ellas son:
El Pre-Onboarding o Preingreso, que consiste en iniciar el proceso antes del primer día de trabajo del nuevo empleado en la empresa, enviándole información pertinente sobre la organización, su equipo y su puesto, así como un mensaje o una llamada de bienvenida.
Buddys y Mentores: consiste en asignar a un colega con experiencia y/o un contacto de un experto en el área del mismo departamento para que sirva de guía o mentor del nuevo empleado durante el proceso de incorporación. El Buddy puede responder preguntas, ofrecer consejos, facilitar recursos y presentar a otras personas.
Gamificación: Este es el uso de elementos convencionales como juegos, retos, recompensas o insignias para hacer el proceso de incorporación más entretenido e interesante. La gamificación puede estimular la participación, el aprendizaje y la motivación del nuevo colaborador.
Feedback constante: Esto implica dar al nuevo colaborador información continua sobre su rendimiento, logros y áreas de mejora. Además de darle voz a los colaboradores para que puedan entregar y recibir comentarios positivos o negativos, pero siempre deben ser constructivos y centrados en la acción. El objetivo de esto es conocer las percepciones del nuevo empleado sobre el proceso de incorporación, incluidos sus retos, sugerencias de mejora y nivel de satisfacción. Las preguntas pueden ayudar a identificar los puntos fuertes y débiles.
Preguntas de expectativas y metas: Es importante tanto para el colaborador como para los líderes de cada equipo, poder conocer las expectativas que existen de cada lado para poder ayudar a desarrollar estrategias en base a las necesidades y expectativas de las personas, logrando así reducir o evitar errores al tener información sobre los miembros y sus líderes.
Recomendaciones OnBoard:
Organizar actividades sociales o de equipo para fomentar la interacción entre los miembros del equipo y para que el nuevo colaborador pueda conocer mejor a sus compañeros de trabajo.
Establecer un plan de seguimiento para asegurar que el nuevo colaborador está alcanzando las metas y objetivos establecidos durante su primer mes en el trabajo.
Proporcionar recursos para el desarrollo profesional y apoyar el crecimiento del colaborador en su rol y dentro de la empresa.
Asegurar que el nuevo colaborador tenga acceso a las personas clave de la empresa, para que pueda aprender de ellas y construir relaciones valiosas.
Incentivar la comunicación abierta y transparente, para que el colaborador se sienta cómodo al expresar sus inquietudes, sugerencias y preguntas.
Los beneficios más valorados por los colaboradores son el teletrabajo, el día por cumpleaños y los días flex. Los colaboradores de áreas centrales disponen de los viernes flex, mientras que en la red de sucursales este beneficio consiste en trabajar 2 horas menos un día de la semana
Recuerda que siempre es importante, también, personalizar y adaptar estas prácticas a la cultura y necesidades de la empresa, para que se sientan alineadas y efectivas para el equipo.
Luego de conocer un poco más de cerca lo que es el Onboarding y cómo mejorarlo, nos encantaría invitarte a conocer OnBoard, nuestra plataforma de recursos humanos enfocada en la estandarización de estos procesos de Onboarding, entregando herramientas enfocadas en el Salario Emocional de tus empleados, desarrollando así nuestros 4 pilares: Reducir la tasa de rotación, Aumentar la adaptación, desarrollar la cultura y aumentar la eficiencia.
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¡Gracias por leernos y hasta la próxima!
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